Fusión de glosarios con MultiTerm

Una de las tareas más importantes que tenemos que llevar a cabo en nuestra profesión es la gestión de la terminología, tanto en la creación de glosarios como en su actualización y mantenimiento. Quienes utilizamos Trados Studio como nuestra herramienta TAO principal conocemos MultiTerm, el programa desarrollado por la misma empresa para este propósito. Sin embargo, también sabemos que no es el más intuitivo del mundo, por lo que hay procesos sencillos en teoría pero complicados en la práctica. En esta entrada veremos uno de dichos procesos: la fusión de dos glosarios.

¿Cuándo conviene fusionar glosarios?

A veces puede que recibamos un glosario en formato XLSX con términos que ya tengamos en una base terminológica, aunque con diferencias en la información entre ambas versiones. Por ejemplo, quizás nos toque añadir o borrar sinónimos, definiciones, notas de uso u otros campos. También puede que haya términos que antes fueran válidos y que ahora se hayan fijado como prohibidos, o viceversa.

Si solo tenemos que hacer cambios en un puñado de términos en una base terminológica bilingüe sin campos nuevos, lo más rápido es abrir dicha base en MultiTerm y añadirlos directamente. No obstante, si las actualizaciones afectan a decenas de términos, a varios idiomas y a varios campos, el proceso de actualización se vuelve tedioso.

Suponiendo que contamos con una base terminológica de MultiTerm maestra y con un glosario en formato XLSX de Excel, podemos importar los términos procedentes del segundo en dicha base terminológica, aunque es importante fijarse en las siguientes cuestiones:

-Por desgracia, no podemos importar el archivo XLSX tal cual en MultiTerm (al contrario de lo que ocurre en memoQ, por ejemplo). Antes tendremos que hacer una conversión con la ayuda de Glossary Converter.

-El archivo XLSX y la base terminológica deben tener la misma información. Si el archivo XLSX contiene idiomas (incluidas sus variantes locales) o campos que no están en la base terminológica de destino, entonces el proceso dará diferentes errores. Por lo tanto, hay dos opciones: añadir la información que no coincida a la base terminológica en MultiTerm o quitarla del archivo XLSX antes de llevar a cabo la importación.

Veamos un ejemplo

Supongamos que tenemos este término en una base terminológica maestra de español, inglés y francés, con campos para la definición y el estado (para indicar si el término está prohibido o pendiente de aprobación por parte del cliente).

El cliente nos ha pasado un archivo con términos nuevos, pero también con otras entradas que complementan a términos ya presentes en la base terminológica. Por ejemplo, en esta misma entrada se ha añadido una definición en francés, un sinónimo en inglés y dos en español, de los cuales uno (red rastrera) está prohibido.

En la captura se puede observar que los sinónimos están delimitados por una barra vertical, aunque podemos recurrir a otros caracteres para separarlos, o bien ponerlos en filas diferentes del archivo XLSX.

Asimismo, si hay campos o idiomas nuevos que no constan en la base y no queremos que den errores, no nos quedará más remedio que añadirlos en MultiTerm. Para tal fin, hay que abrir la base y cambiar su definición según lo mostrado en la siguiente captura.

Conversión del archivo con los nuevos términos a XML

Por defecto, MultiTerm sobrescribe la información que haya en la base con la procedente del XLSX. Por lo tanto, corremos el riesgo de perder todo el trabajo previo. En este caso, perderíamos la información relativa a rastra, término que el cliente quiere conservar en la base terminológica, pues sigue siendo válido en determinados contextos.

Por tanto, para la actualización de la base terminológica hay que crear unas reglas de importación para que la información sea fusionada y no sobrescrita. No obstante, primero tendremos que convertir el archivo de Excel con los nuevos términos al formato XML propio de MultiTerm. Para esta tarea recurriremos a Glossary Converter.

Este programa permite hacer conversiones entre varias formatos en ambas direcciones, aunque primero hay que cambiar el formato de salida predeterminado por el que corresponda. En el ejemplo que nos ocupa, tenemos que elegir la opción MultiTerm xdt + xml en la lista desplegable.

El programa también nos deja indicar si los sinónimos aparecen en líneas distintas o, como en nuestro caso, en la misma celda y delimitadas por un separador.

Cuando comienza la conversión del archivo, Glossary Converter lee el nombre de las columnas del archivo de Excel e intenta adivinar qué tipo de información almacenan. Si no reconoce alguna de esas denominaciones en la base de datos, nos pregunta en qué nivel de la escala jerárquica debe figurar esa información y de qué clase de información se trata (texto libre, un número, una fecha, etc.).

Veamos el ejemplo del campo Estado. En este caso, tengo que indicar al programa que es un campo que está en el nivel término (pues es información que diferencia un sinónimo de otro) y que se trata de una lista con unos determinados valores, entre los cuales escogemos uno.

Creación de una definición para fusionar glosarios en MultiTerm

Una vez hecho este paso, toca abrir la base terminológica maestra en MultiTerm y crear la definición de importación. Para tal fin, tenemos que ir a Gestión de la base terminológica > Importar, hacer clic con el botón secundario y pulsar en Crear.

Entonces se abrirá el asistente de creación de estas definiciones. Tras poner un nombre y una descripción, en el siguiente paso indicamos a MultiTerm dónde se encuentra el archivo XML que hemos obtenido antes. También es imprescindible marcar la casilla Importación rápida para conseguir nuestro objetivo.

Si lo hacemos, en la siguiente ventana podremos indicar al programa que sincronice las entradas según el término.

Acto seguido, tenemos que indicar qué información debe utilizar MultiTerm como base para decidir si fusiona los términos o añade los nuevos. Lo más lógico es utilizar el idioma de origen para este fin.

En este ejemplo usamos el español como el idioma base, así que lo ajustamos en la lista desplegable de Índice:

Una vez hayamos terminado, ya podremos ver la nueva configuración en la lista y activarla para hacer la fusión de glosarios. Después solo quedará pulsar el botón Procesar y seguir los pasos.

Ahora podremos comprobar que el término contiene toda la información nueva a la vez que conserva la información ya existente. Es decir, habremos nuestro objetivo de la fusión de glosarios.

Exportación de la base terminológica actualizada

MultiTerm puede exportar la base a varios formatos, entre los que destacan XML y TXT, el cual podemos importar como un glosario en Xbench.

Así mismo, Glossary Converter nos facilita la conversión al formato XLSX de Excel. El archivo resultante nos servirá como copia de seguridad o para compartir con el cliente u otras personas con las que trabajemos en un proyecto. Tan solo tenemos que acordar de cambiar el formato de salida a Excel 2007 Workbook, como se aprecia en la captura.

Si invertimos tiempo en llevar a cabo todos estos pasos, nos aseguraremos de que siempre tengamos la terminología actualizada, ya sea en formato de MultiTerm o de Excel.